Databehandleravtale

Hva vi behandler

Det som ligger i regnskapet ditt i Tripletex: posteringer, bilag, leverandører og kunder. I tillegg bilagene du laster opp eller tar bilde av, talemeldingene dine og det du skriver i chatten.

Mye av dette er personopplysninger, for eksempel navnet og e-posten til en kunde. Et bilag kan også ha helseopplysninger eller annet sensitivt på seg.

På vegne av hvem

Selskapet ditt er behandlingsansvarlig. Vi er databehandler, og behandler opplysningene for å levere tjenesten til deg. Vi selger dem aldri.

Hvem hos oss ser dataene

Vi som driver tjenesten, kan se dataene dine for å hjelpe deg og rette feil. Åpner vi appen din, blir det logget.

Vi bruker også bilagene til å måle at lesingen og konteringen blir riktig, og til å prøve nye modeller før vi bytter.

Hvor

Databasen, filene og serverne står i Stockholm. Noe av behandlingen skjer i USA:

• Bilagene leses, og chatten svarer, hos Anthropic
• Konteringen foreslås av en modell fra OpenAI, gjennom OpenRouter
• Talemeldinger blir tekst hos Soniox
• Varsler til oss går som e-post gjennom Resend, til e-postkassen vår hos Google

Supabase og Vercel er amerikanske selskaper, selv om dataene står i Stockholm.

USA er utenfor EØS. Overføringen dit bygger på EUs standardavtaler for overføring (standard personvernbestemmelser), eller på rammeverket for personvern mellom EU og USA (Data Privacy Framework) når leverandøren er sertifisert der.

Underdatabehandlerne

• Supabase, Stockholm, Sverige. Databasen, innloggingen og filene du laster opp
• Vercel, Stockholm, Sverige. Serverne som kjører tjenesten, og loggene fra dem
• Anthropic, USA. Leser bilagene dine: bildet, PDF-en eller teksten. Svarer i chatten, lager fakturautkast fra kundelista di, og oppsummerer måneden
• OpenRouter, USA. Sender bilaget videre til den som foreslår konteringen. Får det vi leste av bilaget, regler og eksempler fra historikken din, og kontoplanen. Ikke bildet
• OpenAI, USA. Foreslår konteringen, gjennom OpenRouter. Får det samme som OpenRouter
• Soniox, USA. Gjør talemeldingene dine om til tekst. Får lydopptaket
• Langfuse, EU. Får tall om det vi sender til leverandørene over: hvor mye det var, og hvor lang tid svaret tok, med id-en til selskapet. Ikke bildet, og ikke teksten i bilaget
• Resend, USA. Sender oss e-post når du rapporterer en feil eller gir en tilbakemelding. E-posten har med navnet og e-posten din, selskapet, og leverandøren og beløpet på bilaget det gjelder
• Google, USA og andre land. E-postkassen vår. Der havner varslene fra Resend

Det som ikke er underdatabehandlere

• Tripletex. Regnskapssystemet ditt. Vi henter fra det og skriver til det med nøkkelen du har gitt oss. Tripletex behandler dataene etter avtalen du selv har med dem
• Brønnøysundregistrene. Vi slår opp organisasjonsnummer i Enhetsregisteret, som er åpent

Hos leverandørene

Vi trener ingen modeller på dataene dine.

Leverandørene følger sine egne vilkår for bedriftskunder om hvor lenge de lagrer det vi sender, og hva de kan bruke det til. Vi har ingen egen avtale med dem om dette.

Talemeldingene ligger igjen hos Soniox. Vi sletter dem ikke der i dag.

Hvor lenge

• Bildene du tar av et bilag, sletter vi 30 dager etter at bilaget er ført eller lagt i søppel
• En PDF av bilaget du lastet opp, og det vi leste av det, ligger hos oss så lenge du er kunde. Originalen ligger i Tripletex
• Bilag fra innboksen i Tripletex lagrer vi ikke som fil. Vi henter dem når vi trenger dem
• En opplasting som ikke ble ferdig, sletter vi etter et døgn
• Regnskapsdataene ligger så lenge kundeforholdet varer. Vi sletter dem innen 30 dager etter at det er avsluttet. Sikkerhetskopier av databasen kan ligge noen dager til

Sikkerhet

• Nøkkelen din til Tripletex ligger kryptert
• Databasen slipper deg bare til selskapene du er medlem av
• Loggen over hva verktøyet har foreslått og gjort, kan ikke endres

Innsyn, retting og sletting

Send oss en e-post på hei@bilagsforeren.no, så ber du om innsyn, retting eller sletting.